隨著疫情升溫，在台灣越來越多行業開始響應 WFH (Work From Home），在家上班儼然成為了一種對許多人而言⋯⋯嶄新的生活體驗。這種相對較陌生的 lifestyle，甜蜜期的新鮮感一旦消褪，馬上就得面臨幾個頗現實的狀況，像是「在家上班，同時還得顧小孩怎麼辦？」、「如何避免把 WFH 變成『一直不停工作』？」或「主管如何在遠距工作期間帶團隊？」等等。
不說不知道，Pinkoi 的產品長 Maibelle（以下簡稱 Mai）就是身邊一位 WFH 超過十年的大前輩！今天設計誌就來向 Mai 討教一下她的「遠距工作心法」～有哪些獨到的觀點（與痛點）值得我們借鏡呢？
如果主管認為只要你沒坐在電腦前，就是在偷懶⋯⋯
先給大家一點背景資訊：創立 Pinkoi 前 Mai 已經跟隨先生定居在美國。Pinkoi 成立後，Mai 便一直維持著「從美國 WFH，但每年飛回台灣 3~4 趟、在辦公室跟團隊們一起工作」的這個節奏。不過自從 2020 年全球疫情爆發，她已經超過一年沒機會回到台北辦公室了。也就是說，這段期間加入團隊的新進員工，跟 Mai 至今都可說只是素昧謀面的網友呢。
在這個狀態下，Mai 是如何透過電腦螢幕帶領他們、持續激發團隊貢獻好的產出？
① 建立雙方的「明確目標」與「信任感」
據說在加州，去年也曾多次施行居家避疫命令，要求所有加州居民待在家中或住所內、避免外出，啟動了大規模的 WFH。
Mai 曾聽過其他州的朋友分享，有些公司因為想掌握員工有在確實好好工作，要求團隊在自家電腦上下載程式，去記錄員工每天的工作效率及各種軟體（包含社群軟體）的使用時間。這種「精算」對 Mai 而言相當不值得，因為它破壞了團隊之間的信任與默契。「如果一家公司去預設員工只要沒坐在電腦前便是『偷懶』，這樣還留得住團隊的心嗎？」
因為選擇彼此互信的工作關係，明確表達工作上的期待、確認雙方對目標有清楚共識，就變得極為重要。與其去精算隊友的工作時數、幾點幾分上線下線，Mai 更重視的是隊友有沒有清楚地跟緊目標，以及熟悉自己工作內容背後的 Why。
透過純文字溝通，資訊解讀上難免會產生落差，文字容易被錯誤解讀，同一句話在不同人眼裡是不同的語氣。這時候就要不時地校正，去確保螢幕後的雙方都在往 100% 一致的方向上前進。能用五分鐘 video call 講清楚的事情，就直接約，不要只仰賴文字溝通「有時候，一個 5 分鐘的視訊 quick call 就可以產生很大的作用了。」
② 試著去打破因距離感而產生的尷尬
有時在 con-call 中某些參與者沒開鏡頭、麥克風也設靜音，這種尷尬的沈默就跟大家一起在會議室互動的感覺很不一樣。既然 WFH 演變成一種難以避免的 New Norm，Mai 想鼓勵大家未來在視訊會議中，試著去打破這種因距離感而產生的尷尬吧。「不然就預先說好下次會議大家一定要開鏡頭，讓需要先變換背景、先化妝的人都能提前準備。大家都真的『出席』的會議才更凝聚、更有向心力！」
因為知道自己不會在現場，Mai 早已掌握「工作授權」上的平衡。決定不要亦步亦趨地下指導棋，接下來就是在「設定明確目標、資訊透明化」的前提下，把舞台留給對方發揮，溝通上也保留空間讓隊友「填空」。
在帶人方面，因為不會再像面對面時能讀到對方的細微表情，增加許多 coaching 的困難度。Mai 說她自己就像是個偵探一樣，常得特別留心共事曾發生過上的各種小細節，並且時刻提醒自己要給予團隊隊友，及時且足夠頻繁的反饋，如果是針對負面行為的反饋，要留下足夠空間給對方填空「我看到的事實 truth 不見得是對方的 truth」。但要提醒主管們的是，別根據自己片面的觀察就先預設立場；如果雙方已建立起適度的信任感，請留空間讓隊友能自主判斷情況及做決策。
同樣的，主管也要時刻提醒自己向隊友問給自己的回饋「有什麼可以幫助我下次做得更好？我剛才哪邊講不清楚？」。「遠距帶團隊要像跳國標舞，有時你進一步我退一步，反之亦然。」這樣的默契的確需要時間來試探與培養，然而一旦創造出這般良性的溝通循環，帶領團隊上又何須 micro-management？
領導團隊協作之外，遠距工作帶給 Mai 的第二個挑戰便是如何在工作與育兒之間摸索出一個完美的平衡。想知道 Mai 的秘密嗎？
強制 WFH 對於職場媽媽，衝擊最大
如果你是單身，WFH 或許給了你相對來說更大的彈性、更少的干擾。節省下通勤時間，你可能還有機會嘗試一些線上的進修課程或是體驗活動等等來充實自己的生活。而現在大家 WFH 的時間跟小朋友遠距上課的時間可說是完全重疊的，相對而言職場媽媽的處境會格外辛苦；家裡既是辦公室，還得同時兼具教室、餐廳、防疫與育兒等等各種功能，令人喘不過氣。
我覺得現在才要開始遠距工作的新手團隊，應該要對職場媽媽更包容一點。
在這方面經驗值滿點的 Mai，整理給我們 3 個寶貴的建議：
① 與家人／另一半事先溝通分工
Mai 的家裡有兩個小朋友，也因此她特別能體會那種家庭／工作兩頭燒的窘境。隨著小孩日漸長大，維持 WFH 的專注環境變成了一場難度不斷進化的「攻防戰」。跟另一半事先做好溝通，輪流擔任孩子們的主要陪伴者、家務事的分工等，夫妻之間的彼此體諒、成全便是職場媽媽（或爸爸）們最珍貴的支柱。「每個人要兼顧家庭、遠距工作的挑戰都不太一樣，我現在的狀態也是經歷過一而再、再而三的調整、與先生一起討論計劃，兩人實驗調整再調整而來的，坦白說沒有另一半的成全，我也不會在這裡，所以家庭內的溝通是很重要的第一步。」
② 對家人要適時散發出很清楚的信號、劃清公私界線
再來，劃清界線吧！WFH 的期間你要散發很清楚的信號，讓孩子或家人知道你現在的狀態不能接受被打擾。也許你在心中設定「只要坐在那個角落、那張椅子上就是開始專心工作了」，但是家人們未必都能理解啊。
舉例來說，Mai 跟兒子女兒們建立起的默契，便是只要當她「戴上那副黑色的耳機，就絕對不可以被打擾。」
③ 放下心中的「愧疚感」
然後是比較心理層面的：WFH 的職場媽媽們，放下心中的「愧疚感」吧！社群軟體上常會看到那些十八般武藝樣樣行的媽媽們，分享自己烘焙的手工餅乾、手工勞作道具、在家自製的教學內容等等，實在又羨慕又佩服，而自己作為職場媽媽怎麼好像總是在工作裡浮沉、被各種會議跟 deadline 夾擊？在找到工作、生活、育兒的平衡前，Mai 說這份感覺虧欠的愧疚感從她懷孕至今，從未自肩膀上卸下過。
但她最近想通了。每個家庭都有自己的節奏，重點是找到適合自己及家人的。排滿會議的地獄週，擠不出時間來洗手作羹湯，「讓家人們偶爾吃吃外食，我現在覺得也很可以啊！不用內疚。」Mai 給職場媽媽們的最後一個建議是，別把自己逼得太緊！趁著疫情在家的時候，與先生一起練習出更好的革命情感跟默契。
試著建立屬於自己的「儀式感」，引導身心登入／登出工作模式
曾經對大部份上班族來說，通勤就是一種「儀式」；彷彿踏進辦公室的那一刻，身心就真正準備好要進入工作模式了。那 WFH 的時候呢？
聽過身邊有人說，最近會刻意在開始上班之前用心地準備一份早餐，有人會在家刻意換上外出服，也有人會在工作的區域放置特定的香氛氣味等等。這些都可說是他們的儀式，幫助提醒自己：「要開始上班囉！」
WFH 已經超過十年的 Mai，是一個喜歡儀式的人，所以日常也會有一些簡單儀式。
現在的儀式是起床後，會去泡茶或是煮咖啡、然後捧著熱呼呼的咖啡或茶回到房間、花 5 分鐘寫筆記。自己每天早晚一定要花五分種寫筆記，「每天早上，我會寫下自己今日我認為要完成且最重要的一件事，然後我會記錄一下起床後的心情 (畫個笑臉/生氣臉、寫個關鍵字)；晚上下班後、睡前也會再打開筆記本，紀錄一下這件事是否完成，然後在筆記寫上三件今天讓我心存感激的人事物。」Mai 透過書寫去沈澱、梳理自己的思緒，也當作一個開關，在不同模式之間快速做好心境轉換。（「cue 自己下班」也同樣重要喔！）
Mai 的 WFH 三法寶：工作之餘，不忘好好關照自己
（由左至右說明）
❶ 兩副耳機輪流換，是我每日工作必備。Bose QuietComfort 35 II 抗噪耳機（不能吵我的耳機）；AfterShokz Aeropex 骨傳導耳機（為了一邊聽環境音，隨時確定孩子狀況的耳機）
❷ 可以調整到站立高度的電腦架，平常會像照片這樣用，坐久了會調高，讓我有時能在開會時站著看電腦。
❸ 3500 C.C. 的「水桶」，因為我工作一忙碌就會忘記出房門倒水，所以每天早上一次裝好，而且上面有刻度，能提醒自己從早到晚每兩小時喝一次。
Pinkoi’s #Mai 私心推薦
除了上面分享的私房好物，Mai 也內舉不避親地推薦了 3 件 Pinkoi 上買得到、可以立刻提升居家工作環境的好設計。快來看看哪個最能打中你！
植物是居家工作的好朋友，無論單身或有家庭，無論工作時開心或生氣，看著他就感覺有伴。
使用工作專屬香氛製造儀式感，幫助你的身心能好好準備進入 On 的工作模式。
在家也能放電，絕對適合有幼兒的家庭，當他們忙碌玩瘋時，就是爸媽好好工作的時候。
最後，Mai 想提醒其他企業對於遠距工作要保持著自己的 Growth Mindset。
既然防疫勢必成為一場長期抗戰，那麼保持彈性、調節改變、接受體系內外的瞬息萬變就顯得相當重要。別人的經驗，值得參考但不見得可以直接移植；必須抱著開放的心態，時時去調整、持續優化修正「與大家一起工作的方式」，包括主管自己的、團隊的，才能找出最適合自己團隊的協作方式與節奏感， 一起持續學習及不斷進化。
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採訪／文字：Nicholas
編修：Debi
