你是否聽過「番茄鐘工作法」？這是近年來超多人討論，高效大師、頂尖人士爭相引用的時間管理法，連唐鳳都大推！這套方法適合靜不下心，因為干擾太多容易分心的人，幫助我們更有效率完成工作！這篇文章會先說明為什麼番茄鐘工作法有效？一個番茄鐘該設定多久？一天能進行幾輪番茄鐘？每個番茄鐘時段之間，需要休息多久？趕快跟著示範執行，更加精準掌管你的時間！
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認識番茄鐘工作法，拿回時間的主導權！
誰不曾在工作的截止期限前感到焦慮？誰不曾想把工作拖延，搞得進度落後？誰不曾被時間追著跑，被開會追著跑，眼看時間不夠，不得不放棄原本想做的事？
法國詩人波特萊爾（Baudelaire）在詩作〈時鐘〉（The Clock）寫道：「莫忘時間乃貪心的玩徒，回回奪得貨真價實的勝利！」這就是時間的本質嗎？或者，只是時間的一個面向？一般而論，為什麼大家在時間運用上有這種問題？這種時間匆匆流逝的焦慮來自何處？
談到定義時間，還有定義時間與人之間的關係，無論思想家、哲學家及科學家都不得不承認失敗。這類叩問必有局限，從不完備，很少人當真提出什麼真知灼見。不過，時間似乎具備兩個息息相關的層面：
1.持續流逝。
時間的抽象層面，帶來衡量時間的習慣（秒、分與小時）、像空間維度般以軸線代表時間的做法、事件長度的概念（時間軸上兩點之間的距離），以及遲到的概念（再次是時間軸上兩點之間的距離）。
2.事件接續。
時間的具體層面，一個個依序上演的事件：起床→沖澡→吃早餐→讀書→吃午餐→睡午覺→玩樂→吃飯，在一天的最後上床睡覺。小孩先有這個具體概念，再發展出時間在事情背後流逝的抽象概念。
按這兩個層面來說，造成焦慮的是持續流逝。這在本質上難以捉摸與定義：時間流逝，朝未來而去。如果按時間的流逝衡量自己，我們會隨分分秒秒愈趨束手無策，無計可施，垂首落敗，失去成就事物所須的生命衝力（Élan vital）：「2 小時過去了，我還沒大功告成；2 天過去了，我還是沒大功告成。」我們變得耗弱，做事的意義不再清楚。事件接續的層面似乎較不導致焦慮，有時甚至一個接一個，帶有節奏，帶來平靜。
番茄工作法的目標與優點
番茄工作法的目標是以簡單工具及方法提升效能（對你和團隊皆然），功效如下：
1. 減少持續流逝的焦慮
2. 藉削減干擾來提升專注程度
3. 提升對個人決定的留意
4. 持續激發幹勁
5. 支撐達成目標的決心
6. 在質與量兩方面增加評估能力
7. 改進工作方式或讀書方式
8. 促進努力克服難題的決心
簡單有效的經典理論
番茄工作法是基於三個要點：
1. 以不同方式看待時間。不再抱持著持續流逝的概念，從而降低焦慮與提升效能。
2. 善用頭腦。我們能夠學得更好，思慮清楚，全神貫注。
3. 簡單易用。這套方法簡單不複雜，但有助持續專心致志達成目標。相較之下，許多時間管理工具的缺點在於疊床架屋，反把工作變得更複雜。
番茄工作法的發想來自下列概念：「時間箱」（time boxing）、英國心理學家博贊（Tony Buzan）等人提出的心智工具， 以及德國哲學家伽達默爾（Hans-Georg Gadamer）的動態原理。談到組織目標與事項，相關概念詳見美國作家吉布（Tom Gilb）的書。
番茄鐘工作法的步驟與工具
番茄工作法包含五個步驟：
這個基本流程為時一天，但也能更短，改為在一天裡多次進行。
實行番茄工作法所須的東西如下：
1. 番茄定時器（圖表2）。
2. 每天早上填寫一張今日工作表：
● 在表頭寫上姓名、日期與地點。
● 依優先順序列出今天要做的事項。
● 「臨時急迫事項」的欄位，在臨時想到其他事項時記下來，本日計畫可依此調整。
3. 事項盤點表：
● 在表頭寫上姓名。
● 逐一記下事項，在一天末尾把完成的事項劃掉。
4. 紀錄表。
用來記下原始數據，以便化為資訊和圖表。依目標不同，這張表可有不同欄位，通常包括日期、描述，及所用的番茄鐘數目，至少每天更新一次，大多在一天末尾進行。
番茄鐘工作法的範例
傳統的番茄工作法為 30 分鐘：25 分鐘工作、5 分鐘休息。每天開工之際，從事項盤點表挑出想處理的事項，區分優先順序，寫進今日工作表。
番茄鐘工作法的長度與休息時間
把番茄鐘設定為 25 分鐘，開始做今日工作表上的第 1 項事項。無論有幾個人在用番茄鐘，該能清楚看到剩餘的時間。
番茄鐘不可打斷：就是 25 分鐘全拿來工作。
番茄鐘不可分割：沒有半個番茄鐘或四分之一個番茄鐘這種事。最小單位就是1 個番茄鐘。如果番茄鐘被打斷，該視為失效，就像從未設定過，然後你該重新設定一個新的番茄鐘。當番茄鐘響起，你就在剛才所做的事項右邊畫叉，休息3至5分鐘。此外，番茄鐘響表示當前的事項確實完成（雖然僅是暫時完成），不可以再「多做幾分鐘」，就算多幾分鐘就能做完也萬萬不可。
這 3 至 5 分鐘是脫離工作的必需時間，供頭腦消化吸收剛才 25 分鐘的工作內容，而且你能趁機做點有益身心的小活動，以便在下一個番茄鐘時段發揮最佳表現。這類小活動包括起來走一走，喝杯水，想像下一次假期去哪裡玩，深呼吸或伸展筋骨，跟同事聊天說笑也不錯。
休息時間不適合很費心神的活動，例如：別跟同事聊工作、別寫重要的電子郵件、別打重要的電話，諸如此類，免得妨礙頭腦整合，損及下一個番茄鐘時段的專注度。你該做的是把這類事項列進事項盤點表，標註特定的番茄鐘時段來做。在休息時間，不該繼續想前面番茄鐘時段的事項。當休息時間結束，把番茄鐘設定為 25 分鐘，繼續處理手頭工作，直到再次鐘響，然後在今日工作表上再畫一個叉。休息 3 至 5 分鐘，再進行下一個番茄鐘時段。
每 4 個番茄鐘時段，安排一次長休息
每做完 4 個番茄鐘，進行一次 15 至 30 分鐘的長休息。
這段休息時間很適合拿來整理辦公桌、去咖啡機弄杯咖啡、聽語音信箱、檢查電子信箱、進行呼吸練習、出去走一走，不然單純休息一下也行。重點是別做任何複雜事情，否則頭腦無法重組整合，下一個番茄鐘時段就難以發揮最大效能。休息時間顯然不該繼續想前面番茄鐘時段的事項。
完成事項
一個接一個時段繼續工作，把該事項做完，然後從今日工作表上劃掉。
特定情況的處理方式
如果番茄鐘還在走，事項就處理好了，則適用這條基本原則：番茄鐘開始後，一定得響。你不妨趁機做到更盡善盡美，拿剩餘時間檢查工作成果，稍作加強，溫習所學，直到番茄鐘響起來。
如果你在前 5 分鐘就大功告成，認為這事項其實在前一個番茄鐘時段就處理完了，而且不值得再修改，則可當例外，這個番茄鐘時段不必列入表中。目前這個事項做完之後，開始做表上的下一個事項，再下一個事項，每個番茄鐘時段和每 4 個番茄鐘時段後都要休息。
確實做番茄鐘工作法記錄
每天結束時，完成的番茄鐘工作可以印出來留存。更方便的做法可能是用電子表格或資料庫，並從事項盤點表裡刪除已完成的事項。記錄與追蹤的內容則依目標而定。追蹤記錄的初步目標，可以只是記下各事項所用的番茄鐘時數。
換言之，你可能想呈現每個事項所費的精力。這時，能用的欄目如：日期、開始時間、事項類別、事項內容、實際用的番茄鐘數目、成果備註、改進方向或可能難處。這個初步記錄視需求而定，拿筆在紙上列出來也很容易。
如果馬克當初沒記是何時開始做某個事項呢？以番茄工作法來說，事項（或番茄鐘時段）的開始時間不必然得記，重點是記下實際用的番茄鐘數目：實際精力。這是了解番茄工作法的關鍵。由於每天至少追蹤一次，回想開始時間並不難，而且是滿有益的頭腦體操。
根據紀錄表改進番茄鐘工作法
透過紀錄表，我們能觀察自己的實行與安排狀況，有效精進。比方說，你可以自問一週有多少番茄鐘時段用在工作事項和嘗試新事項、平均一天實行幾個番茄鐘時段，諸如此類。你也可以衡量各部分是否有效實行，若無幫助或可省略。
舉例來說，根據圖表，馬克花 10 個番茄鐘時段在撰寫、調整與濃縮〈如何學音樂〉一文，似嫌太久，其實大概只須花 9 個以下的番茄鐘時段就能寫好文章，空出 1 個以上的番茄鐘時段去做其他事情。
馬克可以自問：「下一篇文章我要事半功倍，花更少力氣，卻能寫得一樣好，但如何達成？哪部分要刪掉？哪部分真有用？哪種調整可提升效能？」這些提問有助於改進工作方式或讀書方式。在一天的最後，記錄（及之後的改進）不該花費超過 1 個番茄鐘的時間。
（以上內容節選自樂天 KOBO 電子書： 《間歇高效率的番茄工作法》——采實文化）
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結語
對於不擅長時間管理，總是覺得工作做不完的人來說，的確使用工具的輔助會更有效改善工作的效率，一開始可能有點困難，但持之以恆的練習，久了一定能夠成為良好習慣！設定好番茄鐘，持續的做紀錄、改進，讓每個待辦事項都能夠在掌握之內完成，你也能夠成為高效率的工作者！
選一本喜歡的手帳，好好記下生活。
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