Last Updated on 2024-07-15
年頭及年尾一向都是辭職高峰期，打工仔們也在想來年的事業方向嗎？想留在現時的公司繼續打拼，還是想換個新環境，到其他公司探索新的前景？若已決定了有新的發展，離開時就要撰寫一封正式而又具禮儀的辭職信，一起來參考以下中英文辭職信範本，避開地雷與舊東主「好來好去」。
《文章目錄》
撰寫辭職信前的準備
1. 考慮清楚自己是否要離職，以及離職原因
撰寫辭職信之前，應該仔細思考離職的原因，是否真的要離職？考慮清楚後可以梳理條列出自己的離職原因，這有助於之後撰寫辭職信時，能夠表達清楚、且有說服力。
2. 視情況找好下家，非必要勿裸辭
在辭職之前，最好確保已經找到了下一份工作，避免因失業而帶來的經濟壓力。同時，了解新公司期望的 on board 日期，才方便計算自己的最後上班日。
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3. 了解勞工法、公司規定
為確保辭職程序合法合規，建議檢閱勞工法相關有關離職的法規，以及公司的相關離職規定，避免不必要的衝突產生。
4. 計算通知離職的日期，與最後上班日
在撰寫辭職信時，還需要考慮通知離職的日期，以及確定最後上班日。確保公司有足夠的時間找到替代人選，同時也能妥善安排自己的離職過渡期。
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中文/英文辭職信格式要點：
- 上款
- 辭職原因
- 遞交日期、最後工作日說明
- 最後道謝
- 下款
- 辭職信信封
以下逐一說明：
上款：別搞錯對象
上款的名字需填寫將接收辭職信的對象名字。如果有直屬上司，可填寫直屬上司的名字，如果直接交給人事部或老闆，則需填寫老闆的名字，同時需列出公司名稱、工作部門及對方的職銜。
辭職原因：離職信簡單敘述即可
一般只需簡單撰寫辭職原因，簡潔一句起兩句止即可，如果未有特別原因，大多只需填寫「私人理由」即可。同時填明離職前的職位，及後填上離職的生效日期，例如你的離職通知期為 30 天，則是遞交辭職信後不用上班的第一天，扣假等事宜最好於事前與人事部溝通，更清楚的列明避免產生誤會。
遞交日期、最後上班日：務必溝通清楚
緊記必須填寫遞交日期，此為具法律效力的憑據，亦會影響你最後工作日的安排，如果未有填寫，最後工作日與新工作的上班日有所衝突，就會引起不必要的尷尬。
禮貌道謝、最後交接：展現負責的一面
辭職信可簡單感謝公司、同事，以及願意配合公司一切的交接安排，令辭職信看來更具親和力。如果需要取得工作證明書，亦需於信件中列明，最後加上對其他同事的祝福，保持禮貌。
下款：讓辭職信更得體
下款除了對照身份證的全名外，必須加上個人親筆簽名，以令文件具有法律效力及確保是本人發出。中文版本撰寫全名後需加上「謹啟」，英文版本則需於英文全名前加上 Yours Sincerely ，可令信件更得體而正式。
辭職信信封：公司名稱＋收件人
辭職信是正式的書面文件，因此記得要放入信封，信封上則寫上公司名稱，以及收件人的職稱和姓名，以示尊重，也讓整封信件看起來更加體面。
中文辭職信範本
| [公司名稱] [老闆/上司姓名] 台啟： 本人因私人理由，已決定辭去現時 [職位] 一職，並由 [最後工作日] 後正式生效。感謝公司這數年來給予本人工作機會及用心的培訓，讓本人取得寶貴經驗。與此同時，感謝過往曾合作過同事們的教導及包容。 為讓本人的辭職不會為公司帶來不便，我將會在餘下的工作日子妥善地協助同事們安排交接工作。此外，敬希能於離職前取得工作證明書。 祝工作愉快！ （親筆簽署） [姓名] 謹啟 二零二四年十月二十二日 |
英文辭職信 Sample
| October 22, 2022 Dear (Name), I am writing to inform you of my resignation from my position as (Job role) at (Department), (Company name). My last day will be (Date). After much consideration, I would like to resign from my position for personal reasons. Thank you for the opportunities for professional and personal development that you and the company provided me during these days. Please let me know if there is anything I can assist with the transition process. I would be extremely grateful if you could provide me with a letter of reference for future employers. I wish you and the company the very best going forward. Yours Sincerely, [Signature] (Name) |
辭職信 email template
| 收件人（To）： |
| 主旨（Subject）：辭職申請－姓名 / 職稱 |
| [老闆 / 上司姓名或職銜] 您好： 遺憾必須向公司與您正式提出辭職。 因本人另有其他生涯規劃，決定辭去 OOO 一職，最後上班日希望訂於 OOO 年 OO 月 OO 日。 感謝公司給予的發展空間，也謝謝您過去的指導，讓我獲益良多，很榮幸能成為您團隊的一員。 接下來的日子，我會盡全力完成交接，確保工作和任務能夠順利進行。 在此祝福公司蒸蒸日上，也祝您事業順利！ Best, 署名（Signature） |
辭職信 email title 小貼士
離職信的 title 建議寫上：「辭職申請－姓名 / 職稱」。
不僅簡單明瞭，直接表明你的意圖，也方便公司和收件人迅速識別郵件內容，才不會在茫茫信件海中被忽略。
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中文/英文辭職信常見問題
1. 遞交辭職信方法？應該電郵或實體信件遞交辭職信？
建議打印出實體信件，比起 Email 更具法律效力而更顯誠意，避免因收件的誤會而對最後工作日產生不必要的枝節。切忌使用網絡社交軟件例如 WhatsApp 遞辭職信，顯得兒戲而不尊重。實體信件需使用純白的普通信封，千萬不要使用公司信封，同樣是對公司的尊重。
2. 遞信最佳時機
盡量於方便公司同事的時段遞信，例如不要在同事放大假的前一兩天辭職，亦不要在上司離港工作期間辭職，最好於星期五下班前一小時遞信，讓大家也能有時間消化及緩衝。
3. 辭職信應交給誰？
為尊重部門上司，最好與上司直接溝通，不宜繞過上司將辭職信交給人事部，否則會令直屬上司感到不尊重。最好於星期五下班前最後一小時與上司約見，簡單交待辭職的事項，不要傳送電郵令上司感覺不受尊重。
4. 辭職後應通知同事嗎？
遞交辭職信後，上司或會挽留、需要時間批核辭職信，又或需調節最後工作天的時間，在未有最終定案前，為尊重公司，不建議與同事們大肆宣佈。待一切已成定案，公司亦作好安排後，才與同事們作專業的交接、食 Farewell 飯更為合適而有禮貌。
5. 遞交辭職信時要說甚麼？
提出辭職時切忌一言不發就丟下辭職信，應簡單說明辭職意願，希望與公司相談交接的安排，保持笑容及禮貌，絕對不應表達不滿。
6. 上司拒絕收辭職信該如何是好？
如果上司拒絕收下你的辭職信，建議你要保持冷靜和尊重，並尋求以下解決途徑：
- 再次請求與上司進行面談，展現你對他的尊重，與想要解決問題的誠意，也維持彼此關係。
- 如果再次溝通還是未果，可以將辭職信直接 email 或親自交給人事部，讓 HR 協助跟進，同樣具有正式書面通知的效力。
7. 最後受僱日的定義是什麼？
最後受僱日白話來說就是工作的最後一天。勞工法規規定，如員工已經過了試用期，那麼離職需要在 1 個月前通知。計算方式為發出辭職通知當日起開始起算，直到下個月份同一日的前一天。
例如：3 月 15 日遞交辭職信，4 月 14 日為最後受僱日。
8. 辭職信如何要求reference letter？
在撰寫辭職信的當下，以華人的職場文化，不太適合同時請求 reference letter，除非你跟上司的關係非常好。
最好的時機是在遞交辭職信後的 1～2 周請求，這時候上司應已消化和接受你離職，且若平常表現良好，交接工作也很確實，上司會更願意協助。
